Le Concept Hellyum
Plateforme de service documentaire orientée métier :
- Solution « prête à brancher » ou « clef en main »
- Solution qui peut être hébergée sur Internet pour votre confort
- Solution communautaire packagée et prête à l’emploi
"Simple à acheter, simple à paramétrer, simple à utiliser, simple à partager"
Pour les professions réglementées
01 / SPÉCIFICITÉS
Courtage en assurance, cabinets d'avocats, professionnels libéraux..... la difficulté chronique dans la gestion documentaire lié au suivi du dossier client n'est plus une fatalité :
- Difficulté chronique dans l'usage des documents
- Temps perdu en recherche et dans le classement des pièces papiers
- Réutilisation de documents existants (photocopie, fax, impressions inutiles)
- "Manutention" du papier
- Accès au dossier client depuis l'extérieur
" Ne cherchez plus vos documents, trouvez les ! "
02 / SOLUTIONS
Hellyum, une solution souple et légère
- Numérisation et classement dans le dossier client
- Système d'Archivage Electronique (SAE) : Gestion des archivages physiques et conservation du lien archive [électronique<>physique]
- Arborescence structurée et commune pour chaque dossier client
- Versement dans le dossier client depuis les applications bureautiques (Open Office, Microsoft Office...)
- Recherche multimodale permettant d'accéder au document électronique
- Accessibilité d'un dossier à partir d'un simple navigateur internet
" Un accès rapide et permanent à l'information "
03 / Bénéfices
Productivité et efficacité au quotidien
- Reconstitution d'un dossier client en un quelques clics
- Gains de place aux archives et moins de manipulation de papier
- Fiabilisation de la relation client :
- consultation temps réel d'une police d'assurance, courrier, devis...
- Réduction du temps de traitement des demandes d'informations de la part de vos clients ou fournisseurs.
- Voyagez léger sans emporter vos dossiers clients en accédant aux informations depuis votre terminal mobile connecté à Internet.
- Moderniser vos processus de travail, valoriser votre entreprise :
- image forte, performance
- innovation.
" Indexer, classer, ordonner vos documents sans contrainte "
Pour les professionnels BTP
01 / SPÉCIFICITÉS
Nomadisme, sous-traitance et processus qualité
- Contraintes d'historisation de l'activité (décennale)
- Modernisation des supports documentaires et augmentation de leur taille informatique
- Partage de l'information depuis des installations nomades (chantiers)
- Acheminement et coordination de l'information sur les chantiers (temps réel)
- Suivi et tracabilité des correspondances entre la maîtrise d'oeuvre, la maîtrise d'ouvrage et les sous-traitants
- Dossiers de sous-traitance : complétude et validation administrative
02 / SOLUTIONS
Hellyum : Structurez, recherchez, partagez et diffusez les documents de chantier
- Plan de classement structuré et commun à chaque chantier ouvert (MOE, MOA, Sous-traitant, fournisseur, SPS, marché etc..)
- Accès au dossier chantier depuis un simple navigateur (plan, sécurité, PPSPS, architecte)
- Gestion de la sécurité d'accès aux documents sensibles (marché, financiers..)
- Acheminement des documents depuis la numérisation jusqu'au plateau chantier en temps réel (circulation)
- Gestion des courriers entrants et sortants (correspondance MOE-MOA, litige client etc..)
- Gestion de la complétude administrative des dossiers de sous-traitance.
" Un accès rapide et permanent à l'information "
03 / Bénéfices
Un outil de productivité pour toute l'entreprise
- Gains de temps dans la recherche d'un document de chantier :
- accès immédiat au dossier sous-traitant, fournisseur, PV, réserves etc..
- Gains de productivité en outillant l'ensemble des processus autour du chantier (technique, commercial, administratif, organisationnel)
- Augmentation de la sécurité informatique
- Historisation de l'activité de l'entreprise : conformité décennale
- Traçabilité et suivi des courriers entrants et sortants
- Fiabilisation de la relation client
- Gains induits d'image forte, de performance et d'innovation.
" Partagez vos documents métier de n'importe où
et à tout moment "
Pour les professionnels de la Viticulture
01 / SPÉCIFICITÉS
Exportation des marchandises, traçabilité de l'activité
Activité des professionnels de la viticulture en voie de dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2011, la transmission électronique des Déclaration d'Autorisation d'Enlèvement (DAE) est devenue une réalité dans les procédures douanières d'exportation.
- Dématérialisation des DAE
- Complétude des dossiers d'exportation
- Dossiers fournisseurs/coopérants : traitement automatique des factures et bordereaux.
- Traçabilité des marchandises
- Processus qualité: application des normes en matière de gestion documentaire
02 / SOLUTIONS
Les documents d'export et la traçabilité de l'activité gérés avec Hellyum
- Poste de numérisation intégré avec Hellyum
- Importation automatique de documents dans Hellyum depuis les applications de gestion/bureautique
- Système d'Archivage Electronique (SAE) : tout document enregistré dans l'application est considéré comme une archive
- Processus qualité : Hellyum est compatible avec les normes et les standards majeurs de l'industrie : ISO 15489, NF Z42-013.
- Circulation dans l'entreprise : dépôt des documents dans des bannettes électroniques
- Dossier unique, complet et accessible depuis un simple navigateur
- Recherche multimodale permettant d'accéder au document électronique
- Restriction d'accès aux documents.
" Un accès rapide et permanent à l'information "
03 / Bénéfices
Productivité, traçabilité des marchandises et amélioration des processus qualité
- Efficacité d'utilisation avec une solution qui s'intègre avec les applications de gestion
- Gains de place aux archives, moins de manipulation de papier
- Qualité des échanges et augmentation de la traçabilité des marchandises
- Fluidité dans la circulation de l'information dans l'entreprise
- Aucune installation sur les PC
- Productivité dans la recherche multimodale des dossiers depuis son poste de travail
- Gains économiques directs sur les consommables (papiers, toner, imprimantes ..)
" Tracez vos produits, contribuez aux processus qualité "
Traitement Factures
01 / SPÉCIFICITÉS
Saisie comptable, gestion du flux financier jusqu'au "bon à payer"
- Suppression des tâches chronophages de saisie comptable
- Rapprochement entre la facture, la commande d'achat et la réception des produits ou services
- Besoin de validation des factures fournisseurs auprès des responsables métier
- Mise en paiement des factures
- Archivage des factures dans les dossiers fournisseurs
02 / SOLUTIONS
Traitement automatique, intégration comptable, circuit de validation et "bon à payer"
- Reconnaissance automatique des factures, extraction des informations comptables
- Classement et indexation dynamique dans le dossier électronique du fournisseur
- Circuit de validation des factures : circulation des documents et validation électronique
- Génération d'un bon à payer électronique
- Recherche multimodale et consultation des factures (par date, numéro, fournisseur etc..)
03 / Bénéfices
Rationalisation du processus de traitement des factures fournisseurs
- Suppression des tâches chronophages de saisie comptable
- Productivité accrue des collaborateurs :
- diminution du temps de saisie, des taux d'erreurs
- réduction du temps de traitement administratif
- Jusqu'à 70% d'économies sur les coûts de traitement (saisie, papiers, TVA)
- Valoriser le temps de travail vos collaborateurs par des tâches plus productives : assistanat commercial, recouvrement client etc...
- Gains induits d'image forte, de performance et d'innovation.
" Automatisez des opérations manuelles, valorisez le temps de vos collaborateurs "
